5 rủi ro khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Văn phòng ảo chất lượng thấp ảnh hưởng lớn đến người dùng. Đôi khi, đây là yếu tố tác động đến hiệu quả kinh doanh, công việc của bạn. Dưới đây là 5 rủi ro sau có thể gặp phải nếu chọn phải đơn vị cung cấp văn phòng giao dịch không uy tín.  

Thất lạc hồ sơ/giấy tờ gửi đến địa chỉ văn phòng ảo

Tiếp nhận và chuyển tiếp bưu phẩm là một trong các tiện ích được cung cấp bởi đơn vị dịch vụ chất lượng. Tuy vậy, khi chọn đơn vị thiếu uy tín, doanh nghiệp có thể không được hỗ trợ công việc này. 

Nếu sử dụng địa chỉ văn phòng ảo đăng ký kinh doanh và khai báo thuế, các cơ quan nhà nước gửi công văn và giấy tờ đến nhưng không được tiếp nhận. Dẫn đến tình trạng hồ sơ không được tiếp nhận hoặc thất lạc. 

Trường hợp thứ hai, đơn vị cung cấp dịch vụ có hỗ trợ nhận và chuyển hồ sơ. Tuy  nhiên, do thiếu kinh nghiệm và nghiệp vụ xử lý, nhân viên làm mất hồ sơ/giấy tờ gửi đến. 

Mất mát giấy tờ khiến doanh nghiệp không nắm bắt thông tin và có hành động kịp thời. Tình trạng này cũng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc nếu hồ sơ do đối tác, khách hàng gửi đến và bạn không nhận được để xử lý. 

Giải pháp: Lựa chọn đơn vị hỗ trợ tiếp nhận và chuyển tiếp thư từ như tại Winplace Coworking Space. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, đơn vị xây dựng quy trình nhận và trả bưu phẩm, quản lý thư từ tốt nhất. 

Văn phòng ảo và những rủi ro về pháp lý

Một trong những dịch vụ hỗ trợ được cung cấp bởi hầu hết đơn vị là tiến hành đăng ký kinh doanh/chuyển đổi giấy phép kinh doanh, đăng ký khai báo thuế. Do chưa đủ kinh nghiệm, họ tiến đăng ký sai quy trình, thủ tục, không đủ hồ sơ pháp lý cần thiết để bắt đầu hoạt động. Do vậy, doanh nghiệp phải tốn nhiều thời gian và chi phí để hồ sơ được duyệt.

Ngoài ra, rủi ro pháp lý có thể xuất phát từ những điều khoản không rõ ràng trong hợp đồng. Điều này gây ra tranh chấp giữa bên thuê và cho thuê. Bạn cũng không nhận được dịch vụ tốt nhất. Khi giải quyết tranh chấp, các điều khoản này có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp. 

Giải pháp: Chọn văn phòng ảo với gói pháp lý trọn gói tại Winplace. Nhóm Luật sư dày dặn kinh nghiệm giúp bạn hoàn tất thủ tục đăng ký/chuyển đổi giấy phép kinh doanh trong 3 – 5 ngày. Không chỉ vậy, đơn vị còn hỗ trợ khai báo thuế, tiến hành các thủ tục pháp lý cần thiết để bắt đầu kinh doanh nhanh chóng. 

Rò rỉ thông tin khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Rủi ro bảo mật khi lựa chọn văn phòng ảo kém chất lượng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân.  Đây cũng là vấn đề cần lưu tâm khi tìm kiếm văn phòng ảo. 

Thứ nhất, thông tin bị đánh cắp do đơn vị cung cấp sử dụng wifi không bảo mật. Mật mã thiết bị, tài khoản ngân hàng trong thiết bị bị “hacker” tấn công và sử dụng. Ngoài ra, danh sách khách hàng, thông tin nhà cung cấp và rất nhiều dữ liệu quan trọng trong kinh doanh cũng có thể bị đánh cắp. 

Thứ hai, phòng họp, tiếp khách không được cách âm cũng là nguyên nhân dẫn đến rủi ro kinh doanh. Thông tin trao đổi với khách hàng, đối tác hoặc nhân viên của doanh nghiệp cần được bảo vệ, tránh tiết lộ. Khi tường không được cách âm, từ bên ngoài có thể nghe rõ nội dung trao đổi bên trong dẫn đến rò rỉ thông tin. 

Không chỉ vậy, cách âm còn giúp ngăn chặn âm thanh từ bên ngoài vào trong phòng họp. Điều này giúp cuộc trao đổi diễn ra thuận lợi, không bị ảnh hưởng hay làm phiền bởi những yếu tố bên ngoài. 

Giải pháp: Chọn văn phòng ảo tại Winplace với wifi bảo mật, an toàn, chống tấn công của hacker. Ngoài ra, phòng họp, phòng tiếp khách đảm bảo cách âm bằng chất liệu cao cấp. Nhờ đó, bạn có thể thoải mái làm việc, không lo lắng vấn đề rò rỉ thông tin khi chọn Winplace. 

Mất cơ hội được đầu tư/kinh doanh

 

Sự chuyên nghiệp trong khâu tiếp đón, văn phòng được đầu tư bàn bản là cách tạo ấn tượng với khách hàng và đối tác. Tuy đây chỉ là điều kiện cần, ngoài chúng, bạn cần chuẩn bị rất nhiều để giới thiệu về sản phẩm, công ty. Nhưng nếu không được chú trọng, bạn sẽ đánh mất sự thiện cảm trong mắt nhà đầu tư, khách hàng. 

Chẳng hạn, đội ngũ lễ tân thái độ cộc cằn, không sẵn sàng hỗ trợ. Văn phòng với bàn ghế, tủ hồ sơ lộn xộn, không trang bị đầy đủ đồ dùng. Liệu bạn có sẵn sàng đầu tư hoặc mua hàng trong trường hợp này?

Ngoài ra, khi đang họp và có nhu cầu in ấn hoặc scan hồ sơ, bạn không được đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ. Điều này dẫn đến sự chậm trễ khi thuyết trình (phải đến địa điểm khác để in ấn). Sự chuyên nghiệp của công ty với đối tác cũng không còn do thiếu cơ sở vật chất. 

Giải pháp: Chọn văn phòng ảo Winplace với văn phòng chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ trang thiết bị văn phòng cần thiết. Đội ngũ lễ tân thành thạo ngoại ngữ được đào tạo bài bản luôn thân thiện và nhiệt tình giúp bạn ghi điểm với khách hàng tốt nhất. 

Ảnh hưởng đến danh tiếng công ty khi thuê văn phòng ảo

Hình ảnh thương hiệu có thể bị ảnh hưởng nếu sử dụng văn phòng ảo kém chất lượng. Văn phòng không được đầu tư bài bản, nhân viên khó chịu đã ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị. Tiếp nhận và xử lý thông tin chậm, thất lạc hồ sơ khiến đối tác đánh giá thấp khả năng xử lý công việc của doanh nghiệp. 

Thông tin khách hàng bị rò rỉ không chỉ có thể khiến doanh thu sụt giảm. Điều này còn khiến doanh nghiệp đánh mất niềm tin với khách hàng. Bởi mất thông tin cá nhân ảnh hưởng rất lớn đến họ. 

Giải pháp: Chọn văn phòng ảo của Winplace giúp doanh nghiệp nâng tầm đẳng cấp. Địa chỉ nằm ở 45 Võ Thị Sáu, khu vực trung tâm Quận 1, sánh ngang với các tập đoàn lớn. Không chỉ vậy, Winplace còn hỗ trợ đơn vị quảng bá, truyền thông, xây dựng hình ảnh thông qua thiết kế website chuyên nghiệp. Đây là lựa chọn tốt nhất dành cho đơn vị để phát triển kinh doanh. 

Kết luận

Như vậy, sử dụng dịch vụ của đơn vị không uy tín đã tác động rất lớn đến doanh nghiệp. Hãy tham khảo kinh nghiệm chọn thuê dịch vụ văn phòng ảo. Khi đó, bạn có thể tìm kiếm được đơn vị cho thuê uy tín với dịch vụ tốt cho đơn vị của mình. Chúc bạn nhanh chóng tìm được văn phòng giao dịch đáp ứng mong muốn, hỗ trợ kinh doanh tốt nhất. 

Theo: http://tnr-tower.com/